Wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht, sorgen sich viele Unternehmen um die Sicherheit wertvoller Dokumente und sensibler Informationen. So können Sie Risiken vermeiden:
Viele Unternehmen haben große Bedenken, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Sie verstehen die Digitalisierung als großes Sicherheitsrisiko. Dabei verspricht sie doch so viele positive Effekte für die Unternehmen. In der einen Waagschale liegen daher sinkende Kosten, höhere Effizienz, steigende Produktivität und der Eintritt in größere Märkte. In der anderen Waagschale liegen große Herausforderungen: Die Sicherung des Fachkräftebedarfs, der Aufbau von Digitalkompetenz, Restrukturierungen, die Einbindung der Technologien in neue Strategien und neue Wettbewerber.
Dokumentenmanagementsysteme sind digitale Programme zur Verwaltung von Dokumenten und sind für viele Unternehmen der erste große Schritt in Richtung digitale Transformation. Aber auch hier spielen die Bedenken um die Sicherheit eine große Rolle. Doch vorab eine kurze Einführung in die Funktionsweise und Aufgabenfelder eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Eine Dokumentenmanagement Software dient der Organisation, Verwaltung und Archivierung aller Dokumente des Unternehmens. Diese Daten werden zentral gespeichert. Alle Mitarbeiter des Unternehmens können sie so abrufen und bearbeiten. Die Dokumente selbst werden mit Metadaten versehen, kategorisiert und in eine Ordnerstruktur einsortiert. Durch dieses Verfahren sind alle Dokumente unkompliziert und schnell aufzufinden. Das bringt selbstverständlich viele Vorteile. Da alle mit denselben Dokumenten arbeiten wird gewährleistet, dass jeder auf der neusten Dokumentenversion arbeitet. Veränderungen von Dokumenten werden protokolliert, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Die Zusammenarbeit wird gefördert. Personalkosten werden gespart, da viele Prozesse automatisiert ablaufen.
Es ergeben sich neue Möglichkeiten für Workflows. Workflows steuern die Dokumente durch die verschiedenen Bearbeitungsschritte im Unternehmen. Ein DMS bietet so die Kontrolle über zusammenhängende einzelne Aufgaben. Dabei automatisiert ein DMS einen Großteil der manuellen Tätigkeiten, die Mitarbeiter viel Zeit kosten. Mit diesem Einfluss auf die Workflows sorgt ein DMS dafür, dass Unternehmen deutlich schneller und effizienter arbeiten können. Prozesse laufen schneller, präziser und kontrollierter ab. Zeitintensive, rein organisatorische Aufgaben, reduzieren sich deutlich. Die Zuverlässigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit verbessern sich, sodass an dieser Stelle kosten gespart werden. Durch die Automatisierung der Prozesse wird auch die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben garantiert. Wie kommt nun das Thema Sicherheit in den Kontext der Dokumentenmanagementsysteme?
Ein DMS sorgt für Rechtskonformität da alle Compliance Regeln zuverlässig und eingehalten werden können. Diese Regeln gelten teilweise unternehmensintern und sind daher individuell gestaltbar. Größtenteils handelt es sich jedoch um staatliche Vorgaben. Zu nennen sind hier die Abgabenordnung, oder auch das Handelsgesetzbuch. Besonders wichtig im Kontext eines DMS ist die GoBD Vorschrift. Diese regelt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Richtlinien bestimmen genau, wie mit Dokumenten umzugehen ist. Ein DMS sorgt für große Sicherheit, da diese essenzielle Einhaltung von Gesetzen automatisiert gegeben ist. Anwender werden u.a. so vor versehentlichen Löschungen von Inhalten geschützt, welche fatale Folgen haben können.
Der Schutz der Dokumente selbst wird auf verschiedene Arten sichergestellt. Eine der simpelsten Maßnahmen ist auch die effektivste: Ein Log-In Prozess. Die Benutzer des DMS erhalten individuelle Log-In-Daten, durch die sie sich authentifizieren. Erfolgt diese Anmeldung nicht, wird kein Zugang zu den Daten gewährleistet. Für einen erhöhten Sicherheitsgrad kann an dieser Stelle auch eine 2-Faktoren-Authentifizierung erfolgen. Diese baut neben dem Benutzernamen und dem Passwort eine zweite Stufe ein, um einen noch größeren Schutz zu gewährleisten. Dies geschieht beispielsweise durch die Einbeziehung des Smartphones.
Bei besonders sensiblen Dokumenten kann die „Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle Dokumente“-Regel aufgehoben werden. Einzelne Dokumente können nur für bestimmte Nutzer oder Projektteams zugänglich sein. Es lässt sich außerdem regulieren, ob die Dokumente auch von anderen Nutzern bearbeitet, oder „nur“ eingesehen werden dürfen, oder eben nicht einmal das. Hier gilt: Je weniger Menschen Zugriff auf ein Dokument haben, desto größer ist der Schutzfaktor.
Bei der Archivierung der Dokumente ist ein Faktor nach wie vor der wichtigste: Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Jedes Dokument hat, gemäß der Gesetzgebung eigene Regularien, die eingehalten werden müssen. Diese sind abhängig von Branche und Bereich des Unternehmens und daher sehr komplex. Durch ein DMS können die Dokumente jedoch einfach identifiziert und der Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden. Die Berücksichtigung der Aufbewahrungsrichtlinien wird durch ein DMS vereinfacht, da es in der Lage ist, automatische Erinnerungen an Löschfristen zu senden. Bevor es zu einer finalen Löschung kommt kann das System bereits vorab auf die Löschung aufmerksam machen, sodass die Anwender die Relevanz des Dokuments, oder die darin enthaltenen Informationen noch einmal überprüfen können.
Es gibt reichlich Wege die Oberfläche eines DMS so zu gestaltet, dass Datenverluste und unberechtigte Zugriffe geschützt werden. Diese benutzerfreundliche Oberfläche eines digitalen Dokumentenmanagementsystems sollte allerdings so auf das Unternehmen angepasst sein, dass Fehler in der Handhabung von Beginn an vermieden werden können. Wird das DMS im Unternehmen erfolgreich implementiert, sorgt es nicht nur für verlässliche, sondern auch sicher geschützte Daten.