Landkreis Osterholz
Digitalisierung von Bauakten
Der Landkreis Osterholz stand in 2016 vor der Herausforderung, dass für das Bauordnungsamt des Landkreises ein Umzug stattfand. In den Räumlichkeiten, die nach dem Umzug nicht mehr zur Verfügung stehen, wurden rund 120.000, teilweise recht umfangreiche Bauakten aufbewahrt.
Ziel war es, im Zusammenhang mit dem bevorstehenden Umzug, die Bauakten vollständig und rechtzeitig zu digitalisieren, so dass sie anschließend elektronisch über das bereits vorhandene Dokumenten Management System zur Verfügung gestellt werden konnten.
Loesungenfinden.org, ein Spezialist für Vergabeverfahren in der Öffentlichen Verwaltung und B&L, als Spezialist für ECM, DMS und Digitalisierung, wurden beauftragt, dieses Digitalisierungsprojekt gemeinsam durchzuführen.
Aufgaben der B&L:
- Inhaltliche und konzeptionelle Vorbereitung des Projekts zur Digitalisierung
- Erhebung und vor allem Analyse des Bestands an Bauakten
- Festlegen eines Vorgehens zur Digitalisierung
- Unterstützung der Erstellung der Vergabeunterlagen
- Auswahl des Scandienstleisters
- Begleitung der Umsetzung (Mitte 2018 bis Anfang 2020)
- Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach TR 03138
Projektzeitraum: Ende 2016 bis Mitte 2018, Digitalisierung endet Anfang 2020