ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH
Einführung DMS und Schriftgutverwaltung
ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH – Service für Entwicklungsinitiativen informiert und berät Einzelpersonen, Zivilgesellschaft, Kommunen, Schulen, Wirtschaft und Stiftungen zu entwicklungspolitischen Vorhaben und fördert diese finanziell. Wir qualifizieren bedarfsgerecht, verbinden Menschen und Institutionen miteinander, unterstützen zivilgesellschaftliches und kommunales Engagement.
In 2020 wurde ein Projekt aufgesetzt, um eine verwaltungsweite eAkte einzuführen. Im Rahmen des Projekts mit B&L wurde die Basis dafür geschaffen.
Nachfolgenden Aufgaben wurden von B&L übernommen:
- Analyse der Ausgangssituation und der bereits vorliegenden Teilkonzepte im Umfeld Schriftgutverwaltung und DMS
- Begleitung der Produktentscheidung (eAkte Bund von Fabasoft®)
- Auswahl von Pilotbereichen für die eAkte Bund
- Fachkonzeption Schriftgutverwaltung und eAkte für die Pilotbereiche
- Konzeption einer internen Scanstelle (Organisation und Technik)
- Professionelle Unterstützung der Projektleitung bei Spezialthemen bezüglich DMS und eAkte, unter anderem hinsichtlich Aktenplan / Aktenstruktur,
- Dokumentenstrukturen in der eAkte Bund, Rechnungseingangsbearbeitung und Schnittstellen zu Fachverfahren (FöPro, Cosinex, MACH) sowie Austausch mit Fabasoft ®
- Vorbereitung und Durchführung von Workshops mit IT, Fachseite und Entscheidern
Projektzeitraum: Mai 2020 - Juli 2021 (36 PT)