Hochschule Rosenheim
Begleiten einer Vorstudie zur Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems
Die Hochschule für angewandte Wissenschaften-Fachhochschule Rosenheim wurde am 01.08.1971 gegründet. Sie ist überregional vor allem durch ihre Fakultät "Holztechnik und Bau" bekannt.
Staatliche Trägerschaft; ca. 5.100 Studenten; 420 Beschäftigte; davon 150 Professoren/wissenschaftliche Mitarbeiter. Projektgegenstand war die Ist-Aufnahme und -Analyse von vorhandenen Prozessen und Arbeitsabläufen im Hinblick auf die Einführung eines hochschulweiten Dokumenten-Management-Systems (DMS) zur Optimierung der Prozesse in Verwaltung und Fakultäten.
Als primäre Ziele galten:
- Unterstützung von Teamarbeit mittels zentraler Dokumentenverwaltung
- Unterstützung eines standardisierten Dokumente-Lifecycles
- Unterstützung der Prozesse durch eletktronische Bereitstellung der zugehörigen Dokumente
- Erhöhte Prozesseffizienz durch Automatisierung von Routinetätigkeiten
- Jederzeitige Nachvollziehbarkeit wichtiger Abläufe und Änderungen mit den Dokumenten
- Vermeidung von Wildwuchs in den elektronischen Ablagen
Die Aufgaben von B&L waren:
- Erstellung Projekt- und Umsetzungsplan
- Erhebung der Anforderungen, Erstellung Anforderungskatalog
- Erstellen eines fachlichen Sollkonzeptes auf Basis der erhobenen Informationen, sowie
- Vorbereitung der Ausschreibung und Begleitung des Auswahlverfahrens bis zum Zuschlag an einen Bieter