Landtagsverwaltung Brandenburg
Bedarfsanalyse für die Einführung der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung
In der Landtagsverwaltung (LTV) sind bereits zahlreiche IT-Systeme, -Anwendungen und -Verfahren im Einsatz. Die Aktenführung im Verwaltungsbereich erfolgt jedoch in Papierform, dokumentenbasierte Arbeitsprozesse können nicht durchgängig digital abgewickelt werden und die digitale Nachnutzung von bereits digital vorliegenden Arbeitsergebnissen ist nicht immer möglich.
Projektbeschreibung In der Landtagsverwaltung (LTV) sind bereits zahlreiche IT-Systeme, -Anwendungen und -Verfahren im Einsatz. Die Aktenführung im Verwaltungsbereich erfolgt jedoch in Papierform, dokumentenbasierte Arbeitsprozesse können nicht durchgängig digital abgewickelt werden und die digitale Nachnutzung von bereits digital vorliegenden Arbeitsergebnissen ist nicht immer möglich. Mit der möglichen Einführung einer E-Akte wird angestrebt, dass der Lebenszyklus von Dokumenten und Vorgängen nachvollziehbar, transparent und effizient, insbesondere auch medienbruchfrei, abgebildet werden kann. Mit der Einführung der E-Akte sollen die wesentlichen Eckpunkte des vom Bundesministerium des Inneren herausgegebenen „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ umgesetzt werden.
Im Rahmen der Bedarfsanalyse wurden folgende Themen durch B&L gemeinsam mit dem AN bearbeitet:
- Ermittlung der spezifischen Anforderungen der LTV an die elektronische Aktenhaltung und dokumentenbasierte Vorgangsbearbeitung
- Prüfung vorhandener Dokumentenmanagementsysteme auf den Erfüllungsgrad der Anforderungen und Erarbeitung eines Votums zu deren Nutzung,
- Schaffung der fachlich-inhaltlichen Voraussetzungen für eine effiziente Ausschreibung eines E-Akte-Systems,
- Erarbeitung einer Entscheidungsvorlage für die weitere Vorgehensweise bei der E-Akte-Einführung.
Die Bedarfsanalyse gliederte sich in eine durch B&L vorbereitete und durchgeführte interviewbasierte Erhebungsphase und einer anschließenden Auswertungsphase. Die Ergebnisse wurden in einem umfassenden Rahmenkonzept mit Handlungsempfehlung aufbereitet und im Juni 2021 dem Direktor des Landtags und der Landtagspräsidentin final übergeben.
Projektzeitraum: Juni 2020 - Juli 2021 (50 PT)